Heb je in een bepaald jaar van de WBSO-regeling gebruik gemaakt? Dan ben je verplicht om het jaar erna vóór 1 april de gerealiseerde uren, kosten en uitgaven door te geven aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Je vraagt je misschien af waarom dit mededelen WBSO nodig is? De RVO wil zo controleren of de opgevoerde uren, kosten en uitgaven overeenkomen met het bedrag dat de aanvrager in mindering heeft gebracht. Als het goed is, heb je de oproepbrief hierover al ontvangen. Hoewel het mededelen WBSO eenvoudig is, zijn er een aantal valkuilen waar je liever niet instapt.

Eenvoudiger mededelen

In 2019 is het mededelen WBSO eenvoudiger geworden; alleen de totaal gerealiseerde uren, kosten en uitgaven hoeven te worden vermeld. Maar let op, dit is niet altijd zo eenvoudig als het lijkt. Als je bijvoorbeeld meerdere aanvragen in een jaar indient, mag je uren, kosten en uitgaven wel naar het volgende tijdvak doorschuiven, maar niet terug.

Klinkt complex? Een voorbeeld. Bedrijf X vraagt in de eerste periode duizend uur aan, maar realiseert er slechts vijfhonderd. In de tweede periode bestaat de aanvraag weer uit duizend uur, maar maakt het bedrijf vijftienhonderd S&O-uren. In dit geval mogen de uren worden verrekend en wordt er tweeduizend uur doorgegeven. Het tegenovergestelde (eerste periode vijfhonderd uur aanvragen, vijftienhonderd uur realiseren, tweede periode duizend uur aanvragen en vijfhonderd realiseren) mag niet. Dan moet er duizend uur worden doorgeven. Deze complexiteit is er ook bij kosten en uitgaven.

Denk aan de BSN-nummers!

De deadline voor het melden van de BSN-nummers van de S&O-medewerkers ligt verder weg. Maar ons advies is om deze tegelijkertijd door te geven. Dit voorkomt dat het wordt vergeten waardoor de eerste aanvraag voor het nieuwe jaar wordt afgewezen. Let op! Je hoeft alleen de BSN-nummers aan te leveren. In verband met de aangescherpte privacywetgeving adviseren wij om geen namen meer aan de BSN-nummers toe te voegen.

Wees zorgvuldig bij het aanleveren van de BSN-nummers. Alleen medewerkers die op de loonlijst van de aanvrager staan en S&O uren hebben geregistreerd, mogen worden doorgegeven. Dit is lastiger dan het lijkt, omdat het personeelsbestand voortdurend wisselt en bedrijven soms uit verschillende entiteiten bestaan. De meest geconstateerde fout bij controles zijn verkeerde BSN-nummers. Als dit gebeurt bij een duurbetaalde kracht die niet in de administratie voorkomt, wordt het S&O-tarief naar beneden bijgesteld. Dit betekent dat de aanvrager het teveel aan verkregen subsidie moet terugbetalen.

Geen of foutieve melding?

Indien je de realisatie van uren, kosten en uitgaven te laat of niet doorvoert, dan loop je het risico op een flinke boete.

Uit steekproeven die de RVO uitvoert, blijkt dat 10% van de controles onjuist is. De reden is meestal een foutieve administratie of onvoldoende kennis van de regelgeving. Het teveel aan verkregen korting moet vervolgens worden terugbetaald en dit kan tot grote problemen leiden.

Advies van Innovencio

Het voeren van een eenduidige administratie is voor de WBSO erg belangrijk. Gedurende een controlebezoek zal het RVO controleren of de gemelde uren, kosten en uitgaven correct zijn verricht. Het is dan ook van belang dat de melding die je doet klopt met de achterliggende administratie. Ook als je meer uren hebt gerealiseerd dan je hebt aangevraagd.

Het is dan ook aan te raden om hierbij een ervaren adviseur in te schakelen.

Wilt u meer weten?

Heeft u advies nodig of heeft u een vraag over de mededelingen of over de WBSO in het algemeen? Neem dan contact op met Innovencio en vraag naar WBSO-expert Kees Vernooij (0418-841885 / 06-48553605).