Corona en mijn subsidieproject: hoe zorg ik dat ik de subsidie toch binnenkrijg?

De eerste weken van de coronacrisis zijn verstreken. Voor veel ondernemers begint het stof na de eerste schok neer te dalen. Langzaam krijgen zij een beeld van de impact van deze crisis en wordt er nagedacht over “hoe nu verder”.
Heeft jouw bedrijf een inmiddels toegekend subsidietraject lopen? Het kan zijn dat de crisis je dwingt tot noodzakelijke aanpassingen in je project. Misschien is de oorspronkelijke timing van het project niet meer haalbaar of moeten er wijzigingen plaatsvinden in de voorgenomen ontwikkelingen of budgetten.

Het is belangrijk dat je de managementautoriteit die de subsidie heeft beschikt hierover tijdig informeert. Dit is verplicht bij wijzigingen groter dan 10-25%  (afhankelijk per regeling). Wordt het duidelijk dat een significante projectwijziging noodzakelijk is? Dan kun je een wijzigingsverzoek opstellen. Dit is een formele manier om zaken als projectverlengingen of begrotingsaanpassingen aan te vragen. Wij adviseren je om hier zeker gebruik van te maken zodat je uiteindelijk geen subsidie misloopt.

Wijzigingen in je subsidieproject

Er bestaan verschillende soorten wijzigingsverzoeken. Je kunt denken aan:

• Een verzoek om verlenging:
  de ontwikkelingen lopen vertraging op en het project gaat hierdoor langer duren dan je had opgegeven.
• Een verschuiving van kosten:
  de kosten die je had gepland binnen een kostencategorie (denk aan loonkosten of kosten van derden) vallen anders uit dan je had begroot.
• Een aanpassing in de samenwerking met projectpartners:
  je projectpartner heeft onvoldoende mogelijkheden om de projectactiviteiten uit te voeren zoals afgesproken.

Hoe stel je een waterdicht wijzigingsverzoek voor je subsidieproject op?

Denk niet te licht over het opstellen van een compleet wijzigingsverzoek. Uit ervaring kan ik je zeggen dat het indienen van een succesvol wijzigingsverzoek met alle juiste documenten nauw komt en een doordachte aanpak vereist. Wil je op voorhand goed geïnformeerd zijn over hoe je juist omgaat met jouw projectwijziging en hoe je een waterdicht wijzigingsverzoek opstelt?

Innovencio heeft veel ervaring met het opstellen van zo’n wijzigingsverzoek. Wij willen je hierbij graag ondersteunen. Bij vragen kun je contact opnemen met ons compliance team.

Daisy Wanningen, Lars Eichhorn en Sandra Oldenburg