3 tips voor de inrichting van je projectadministratie

Vrijdag 27 september was voorlopig de laatste mogelijkheid om een OPZuid-aanvraag in te dienen. Nu breekt een periode van wachten aan, totdat de deskundigencommissie de aanvragen heeft beoordeeld. Zit jouw project hoog in de ranking? Dan volgt een financieel-technische toets en vervolgens de beschikking.
Wanneer subsidie wordt verleend, moet er aan diverse verplichtingen worden voldaan. Een tijdige en goede inrichting van je projectadministratie is hierbij essentieel. Hoe doe je dat? In deze blog geef ik je drie tips. Doe er je voordeel mee!

1. Maak een unieke projectcode aan

Voordat je start met het uitvoeren van het project is het raadzaam om een unieke projectcode aan te maken. Mocht je binnen jouw organisatie nog niet met projectcodes werken dan kun je hiervoor bijvoorbeeld de projectnaam (of een afkorting) gebruiken. Het belangrijkste is dat de projectcode uniek is en dat projectcode in de gehele projectadministratie wordt toegepast. Vraag vooral ook of je leveranciers deze code op hun facturen willen zetten als je materialen voor het project aanschaft.

2. Begin tijdig met de inrichting van je projectadministratie

Zorg ervoor dat je op tijd begint met het inrichten van je projectadministratie. Dat wil zeggen: voordat je start met het uitvoeren van het project. Zorg ervoor dat je weet aan welke eisen de projectadministratie moet voldoen (EFRO-handboek), controleer aan welke eisen je eigen administratie reeds voldoet en voer, indien nodig, aanpassingen door. Het klinkt misschien als een open deur maar een goed begin is het halve werk. Wil je zeker weten of jouw projectadministratie voldoet? Neem dan contact met ons op!

3. Informeer (financieel administratief) medewerkers

Voor het voeren van een juiste projectadministratie is het van belang dat de financieel en/of administratief medewerkers geïnformeerd zijn over de verplichtingen. Afhankelijk van hun rol kunnen zij een eerste en/of eindcontrole uitvoeren. De verplichtingen zijn terug te vinden in de beschikking. TIP: nodig deze medewerkers uit bij de kick off meeting van het project als de projectadministratie daarbij op de agenda staat.

Heb je hulp nodig bij het inrichten van je projectadministratie? Of wil je een controle op je projectadministratie laten uitvoeren? Neem dan vrijblijvend contact met mij op via projectbeheer@innovencio.nl of 06-24774842. We helpen je graag!