WBSO: kiezen voor forfait of werkelijke kosten en uitgaven?

De WBSO is een geliefd instrument om de R&D-kosten te verlagen door middel van een korting op de loonheffingen. Per 1 januari 2016 is het mogelijk om ook kosten en uitgaven op te voeren onder de WBSO. Hiermee kan een extra korting worden gerealiseerd waardoor het voordeel verder toeneemt. In de praktijk blijkt dat aanvragers deze mogelijkheden niet altijd optimaal benutten. Daarnaast zien we dat er diverse fouten/misvattingen bestaan over hetgeen wel en niet opgevoerd kan worden. Vanuit deze invalshoek is dan ook besloten om een blog te schrijven. In deze blog wordt ingegaan hoe aanvragers optimaal gebruik kunnen maken van de WBSO door het opvoeren van kosten en uitgaven.

De kosten en uitgaven worden toegevoegd aan de loonkosten die in de WBSO-aanvraag worden berekend, aan de hand van deze totale kosten wordt berekend hoe hoog de korting is die de aanvrager mag benutten. Om de kosten en uitgaven op te voeren heeft de aanvrager de keuze uit twee varianten, namelijk het forfaitaire tarief of op basis van werkelijke kosten en uitgaven.

Wanneer een aanvrager kiest voor de eerste variant krijgt zij een vaste (forfaitaire) opslag op het uurtarief van de S&O-medewerker (over de eerste 1800 S&O-uren betreft het een opslag van 10 euro per S&O-uur, over het meerdere is de opslag 4 euro). Het forfaitaire tarief is aantrekkelijk aangezien er geen extra administratie hoeft worden bijgehouden en alle aanvragers in aanmerking komen, dus ook als er geen aanvullende kosten en uitgaven zijn.

De tweede variant betreft een opslag die wordt berekend aan de hand van de geprognotiseerde kosten en uitgaven. Met name bij aanvragen waar de kosten en uitgaven hoog zijn loont het om te kiezen voor deze variant, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van prototypes waarvoor er vele materialen en grondstoffen moeten worden aangekocht. Het voordeel dat hiermee kan worden behaald kan heel snel fors toenemen. De praktijk leert echter dat de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (hierna RVO) de laatste jaren dergelijke aanvragen kritisch beoordeelt en bij een controle streng toeziet of de opgevoerde kosten en uitgaven voldoen aan de eisen.

Het is daarom belangrijk om te begrijpen wanneer het mogelijk is om kosten en uitgaven op te voeren binnen de WBSO. Dit is alleen het geval wanneer blijkt dat het te ontwikkelen prototype geen potentiële productieve of commerciële betekenis heeft. Met andere woorden als de aanvrager een prototype ontwikkelt die mogelijk in de toekomst ingezet of verkocht kan worden, dan mogen de kosten niet worden meegenomen. Dit geld eveneens voor de uren van de medewerkers die dit prototype ontwikkelen. De achterliggende gedachte is dat de RVO dit ziet als potentiële opbrengsten. Het prototype mag na afloop dan ook enkel gebruikt worden voor aanvullende testen, doorontwikkelingen of als bewijslast voor een eventuele controle.  Het is dan ook van belang om te bepalen welke onderdelen wel of geen commerciële of productieve waarde hebben. Uiteraard moeten deze kosten en uitgaven volledig dienstbaar en toerekenbaar te zijn aan het S&O-werk zoals in de aanvraag is omschreven.

Nu we weten wanneer de kosten en uitgaven in aanmerking komen voor de WBSO is het belangrijk om te bepalen welke kosten en uitgaven in aanmerking komen. Daarvoor moeten we allereerst weten wat het verschil is tussen kosten en uitgaven. De RVO definieert uitgaven als “nieuw vervaardigde bedrijfsmiddelen die worden aangeschaft om speur- en ontwikkelingswerk (S&O) mee te doen”. Dit zijn dus investeringen zoals (delen van) nieuwe gebouwen, aanschaf van nieuwe apparatuur of instrumenten, etc. Kosten worden door de RVO gedefinieerd als “andere zaken die zijn betaald voor het doen van eigen S&O. Dit betreft dus vaak verbruiksgoederen, materialen of werk dat bij derden wordt neergelegd”. Voorbeelden van kosten zijn verbruiksgoederen, materialen en grondstoffen. Het is bij de aanvraag belangrijk om deze kosten en uitgaven duidelijk gedefinieerd te hebben en zo nauwkeurig mogelijk de hoogte van de kosten en uitgaven in te schatten. In sommige gevallen is het overigens mogelijk om een deel van de uitgaven toe te rekenen voor de WBSO. In dat geval komen de uitgaven enkel in aanmerking voor het deel waarvoor het wordt ingezet gedurende de S&O-werkzaamheden.

Wanneer de aanvraag is ingediend en de RVO een positief besluit heeft gegeven, dan kan men de korting daadwerkelijk verrekenen. De aanvrager is daarbij verplicht om een administratie bij te houden. Naast een uren- en projectadministratie moet de aanvrager per project eveneens een administratie van de gemaakte kosten en uitgaven bijhouden waarin de gerealiseerde kosten en uitgaven verantwoord kunnen worden. Zolang de aanvrager op eenvoudige en duidelijke wijze kan aantonen dat de kosten en uitgaven zijn gemaakt voor het S&O-werk waarvoor een beschikking is afgegeven, voldoet men aan de administratieve verplichtingen. De daadwerkelijke gerealiseerde kosten dienen ieder kalenderjaar te worden medegedeeld aan de RVO. Zij bepalen samen met de belastingdienst of de aanvrager niet te veel korting heeft verrekend (komt hetgeen in mindering is gebracht overeen met de gerealiseerde kosten en uitgaven).

Al met al loont het in vele gevallen om te kiezen voor de variant waarbij de daadwerkelijke kosten en uitgaven worden geprognotiseerd. Daarvoor moet op voorhand duidelijk worden beschreven wat wel en niet in aanmerking komt. Door dit op een goede manier in te richten profiteert de aanvrager van een maximale korting waarbij de uiteindelijke administratieve last meevalt.

Innovencio heeft uitgebreide ervaringen op het gebied van dergelijke aanvragen. Bent u zelf voornemens om een aanvraag in te dienen, of heeft u vragen over een lopende aanvraag, dan kunt u contact opnemen met één van de consultants van Innovencio.