Het belang van een goede projectadministratie

Je (subsidie) hebben én houwen

 

Gefeliciteerd! Na een paar weken schrijven, begroting opstellen en documenten verzamelen is het zo ver. Je subsidieaanvraag voor een MIT R&D- of andere regeling is klaar en ingediend. Nu is het wachten op de beschikking en het eerste voorschot. En dan: volle bak met je project aan de slag. Want eenmaal beschikt, kan die subsidie je niet meer ontgaan. Toch? Of komt er tijdens de projectfase nog meer bij kijken?

 

Subsidie ontvangen? Projectadministratie bijhouden!

Als subsidieadviesbureau valt het ons regelmatig op: bedrijven besteden veel tijd aan een mooie subsidieaanvraag. Maar als het geld eenmaal toegezegd is, dan komt de focus op de innovatie te liggen. De verplichte projectadministratie wordt regelmatig flink onderschat.
Subsidie is overheidsgeld, dat je correct moet besteden en dus ook verantwoorden. Om dat te waarborgen, verwacht de subsidieverstrekker een gedegen projectadministratie van je. Door middel van (half)jaarlijkse rapportages houden ze dit nauwlettend in de gaten.

 

Wat moet je zoal aanleveren tijdens de projectfase van een MIT R&D- of EFRO-subsidie? En waar let een subsidieverstrekker op bij controles? In principe verantwoord je in je projectadministratie alle gerealiseerde kosten. Denk hierbij aan de gemaakte uren in urenstaten, maar ook alle kosten en uitgaven. Ieder (half)jaar lever je vervolgens een rapportage aan bij de subsidieverstrekker. Aan het einde van het project volgt dan de vaststelling.  Eén van de punten waar de subsidieverstrekker dan op let, is de van tevoren afgesproken verhouding binnen een samenwerkingsverband. Wanneer één van beide partijen meer dan 70% van de projectkosten dreigt te gaan maken, dan loop je het risico op korting van je subsidie.
En ontdekken ze een foutje in je urenstaten? Dan lig je een volgende keer nog meer onder de loep. Fouten of onzorgvuldigheden kunnen leiden tot een correctie.

 

Wat kan Innovencio voor jouw projectadministratie betekenen?

Gelukkig stopt de service van Innovencio niet na het indienen van een subsidieaanvraag. Wanneer wij  jouw EFRO- of MIT R&D-aanvraag hebben geschreven en ingediend, dan ondersteunen we je ook bij de rapportages van jouw subsidieproject. Dat begint al met een kick-off waarin wij jou advies op maat geven. We kijken met je naar de vereisten op bedrijfsniveau zodat jij je administratie hierop kunt inrichten. Dat we voor indiening samen aan de begroting hebben gewerkt, is meteen al een voordeel.

Als jij eenmaal bezig bent, herinneren wij je tijdig aan een nieuwe deadline. Ook controleren we van tevoren of je rapportage aan de vereisten voldoet. Daarnaast houden we de projectvoortgang in de gaten. Moeten we gaan schuiven met de kosten? Maakt elke partner de verwachte kosten? Red je het binnen de gestelde tijd, of moeten we een wijzigingsverzoek gaan indienen?

Wanneer je voor high compliance kiest, nemen wij zelfs het overgrote deel van de projectadministratie van je over. Zo kun jij je 100% op jouw project richten. Ons compliance team bestaat uit mensen met jarenlange subsidie-ervaring, bedrijfseconomisch inzicht en financiële kennis en vaardigheden. Deze expertise zetten ze graag in om jouw project te laten slagen.

Hun drie vuistregels geven ze je graag mee:

• Houd de basiskenmerken waarop je subsidie hebt ontvangen gedurende de gehele looptijd goed in de gaten.
• Zorg voor een juiste projectadministratie en laat je hierbij goed informeren over de verplichtingen en vereisten.
• Houd de projectvoortgang in de gaten en stuur tijdig bij.

 

Samenwerken aan een mooi project

Regeltjes en voorwaarden: het lijkt haast alsof de subsidieverstrekker zoveel mogelijk geld in eigen zak wil houden. Niets is minder waar, maar de regels leggen hen veel beperking op. Door jou te helpen bij de inrichting van je projectadministratie, verhogen we de kans om zoveel mogelijk subsidiegeld bij jou als aanvrager terecht te laten komen. Uiteindelijk hebben we daar allemaal baat bij.

Innovencio staat voor je klaar voorafgaand aan het indienen van de aanvraag, maar ook gedurende de looptijd van het project. Onze professionals begeleiden je graag in jouw subsidietraject. We lichten onze unieke werkwijze graag toe in een persoonlijk adviesgesprek. Neem contact met ons op!