Vijf veel gestelde vragen rondom de Mededeling WBSO

Vroeg je in 2025 succesvol WBSO aan? Dan ontving je begin februari van RVO bericht voor het regelen van de Mededeling en het melden van je BSN’s.

Als het goed is, levert dat geen groot probleem op. Eén van de voorwaarden van de WBSO is immers dat je een nauwkeurige administratie bijhoudt van je uren, eventuele kosten en/of uitgaven én de inhoudelijke voortgang van je project(en). Toch merken we regelmatig dat de Mededeling vraagtekens oplevert. Wat moet je doen als je meer of juist minder dan de toegekende uren realiseerde? Waarom moet je de BSN’s doorgeven? Aan wie betaal je de korting terug bij een correctie? En waarom is dat Mededelen eigenlijk nodig?

Viola neemt je mee in de antwoorden op de meest gestelde vragen. Eerst een korte uitleg, waarom is dat eigenlijk nodig, die Mededeling?

Mededelen na WBSO

De WBSO-regeling is een fiscale korting die RVO toekent op basis van een geschat aantal S&O-uren en eventuele kosten en uitgaven van jouw innovatieve projecten. Keurt RVO de projecten inhoudelijk goed én beschouwen zij de schatting als realistisch? Dan ontvang je een beschikking met een maximaal kortingsbedrag op jouw loonaangifte. Aan het eind van het jaar blijkt of je daadwerkelijk zoveel uren en kosten/uitgaven realiseerde.
Is jouw aantal gerealiseerde uren, kosten en uitgaven gelijk aan of hoger dan de beschikking? Dan blijft deze van kracht.
Realiseerde je minder uren of kosten/uitgaven? Dan volgt een correctie op de originele beschikking. In deze nieuwe beschikking vind je het bedrag waar je achteraf gezien recht op had.
RVO vraagt je ook meteen je BSN’s door te geven. Deze gebruiken ze aan het eind van het kalenderjaar voor het opvragen van de uurlonen bij het UWV. Op basis van die gegevens bepalen zij het uurloon voor het nieuwe jaar.

Hoe betaal je zo’n correctie terug?

Let op: een correctiebeschikking is geen factuur van RVO voor het terugbetalen van te veel uitgekeerde korting. Deze korting moet je zelf verrekenen in je loonaangifte, of je boekhouder/loonadministrateur doet dit voor je onderneming. Heb je al korting genuttigd, dan kun je de korting waar je uiteindelijk recht op hebt, verrekenen bij het eerstvolgende moment van loonafgifte. RVO geeft alleen het definitieve kortingsbedrag door over het desbetreffende jaar. De uiteindelijke verrekening regel je altijd zelf.

Meer dan één aanvraag – het nut van de Rekentool

Wie één aanvraag per jaar doet, geeft een totaal aantal uren, kosten en uitgaven door bij de Mededeling. Simpelweg alle S&O-uren bij elkaar optellen volstaat. Deed je echter meer dan één aanvraag? Dan werkt het anders. Immers: je mag binnen een aanvraag tussen projecten schuiven met uren, kosten en uitgaven. Ook kun je uren, kosten of uitgaven vanuit een eerdere aanvraag meenemen naar een latere aanvraag.
Andersom kan dit echter niet! Dus een te veel aan realisatie kun je niet wegstrepen tegen later aangevraagde extra uren, kosten of uitgaven. Voor een controle, in hoeverre je deze regels juist toepast, vraagt RVO je de Rekentool in te vullen. Sla de ingevulde tool op voor een eventuele controle door RVO en vul de uitkomst in bij je Mededeling. Het aantal uren, kosten en uitgaven die je volgens de Rekentool kunt Mededelen, is nooit hoger dan het beschikte aantal. Wel heb je meteen een correct overzicht van de spreiding van je realisatie.

Wat valt er ook alweer onder S&O-werk? En welke kosten/uitgaven tellen mee?

De Mededeling is een goed moment om je bijgehouden administratie nog een keer extra onder de loep te leggen. Registreerden de S&O-medewerkers de juiste werkzaamheden? Staat er per ongeluk geen feestdag tussen in het doorplannen vanuit de agenda? Zijn de facturen voor kosten of uitgaven op de juiste entiteit geboekt?
Het kan ook twijfel opleveren. Wat valt er ook alweer precies onder S&O-werk en wat niet? De WBSO Handleiding van RVO biedt daarin een uitgebreide lijst. Ons advies deze altijd te raadplegen voordat je jouw Mededeling definitief doorgeeft.

Oeps, ik maakte een fout. Kan ik die na mijn Mededeling nog aanpassen?

De deadline voor het Mededelen ligt op 31 maart 2026. Tot die tijd kun je jouw Mededeling altijd nog aanpassen. Doe je dit later, dan loop je het risico op een boete. Controleer dus goed of je de juiste informatie doorgeeft.
Dit geldt óók voor de BSN’s die je doorgeeft. RVO controleert deze pas eind van het jaar voor het opmaken van het uurloon. Blijkt op dat moment dat een medewerker toch niet op je loonlijst stond of dat het een stagiair was? En moet je op basis van die aanpassing je Mededeling alsnog wijzigen? Dan loop je grote kans op een boete.

De kansen van de Mededeling

Ja, het is even een klus, die Mededeling, maar het kan je ook waardevolle informatie opleveren. Was er sprake van onder-realisatie terwijl je alle korting al had doorgegeven? Dan kan het verstandig zijn in het nieuwe jaar je korting niet direct helemaal te gebruiken. Wanneer je door het jaar heen goed bijhoudt of je op schema zit qua realisatie, dan krijg je geen verrassingen.

Was er sprake van over-realisatie? Ook dan is het goed door het jaar heen te controleren of je nop op schema zit. Als je alle uren hebt genuttigd, kun je een extra aanvraag doen. Zo loop je geen korting mis. Het maximaal aantal aanvragen is vier per jaar.

Jouw aanvraag is onze expertise

Misschien voelt het doen van de Mededeling voor jou als een noodzakelijk kwaad? Of gebruik jij je tijd liever voor je S&O-werk dan voor het aanvragen van de WBSO en het achteraf doorgeven van je realisatie? Bij Innovencio pakken we dit werk voor jou op. Vanaf de eerste inhoudelijke opzet tot en met het beantwoorden van een vragenbrief en het doen van je Mededeling.

Daarnaast kijken wij met je mee naar andere subsidiekansen, zoals de Innovatiebox en andere regionale, nationale en Europese regelingen. Combineer jouw expertise met die van ons en mail info@innovencio.nl voor een vrijblijvend adviesgesprek.