Wat te doen bij wijzigingen in je subsidieproject?

Gefeliciteerd! Je hebt de toezegging voor je projectsubsidie binnen! Je project gaat voortvarend van start maar tijdens de uitvoering loop je tegen allerlei wijzigingen van je projectplanning aan. Dat heb je nu eenmaal bij innovatie en ontwikkeling… Je R&D-ontwikkeling loopt vertraging op, je kosten vallen anders uit of je afspraken wijzigen. Je vraagt je af wat de impact van deze wijzigingen is op je subsidie. Hoe kun je ervoor zorgen dat je de subsidie toch (geheel) ontvangt?

Het antwoord hierop is niet eenduidig, want iedere subsidieregel kent zijn eigen betalings- en declaratiemethodiek. Sommige regelingen keren 90% van de subsidie al direct uit bij de toekenning. Andere kennen pas subsidie toe op basis van een ‘goedgekeurde’ declaratie. Dit houdt in dat je bedrijf dan tijdelijk de kosten voorfinanciert. “Part of the deal”, maar je kunt je voorstellen dat het vervelend is als kosten niet worden goedgekeurd omdat je te maken hebt met projectwijzigingen. Hoe voorkom je dit?

Wat is slim om te doen bij een wijziging van je project?

Het is slim om de subsidieverstrekker op tijd op de hoogte te brengen van je projectaanpassing. Dit is verplicht bij wijzigingen groter dan 10-25% (ook weer afhankelijk per regeling). Het doorgeven van wijzigingen doe je door het opstellen van een wijzigingsverzoek.

Er bestaan verschillende soorten wijzigingsverzoeken, bijvoorbeeld:

1. Een verzoek om verlenging:
   de ontwikkelingen lopen vertraging op en hierdoor gaat het project langer duren dan je had opgegeven.

2. Een verschuiving van kosten:
   de kosten die je had gepland binnen een kostencategorie (denk aan loonkosten of kosten van derden) vallen anders uit dan je had begroot.

3. Een aanpassing in de samenwerking met projectpartners:
   je projectpartner heeft onvoldoende mogelijkheden om de projectactiviteiten uit te voeren zoals afgesproken.

Hoe stel je een waterdicht wijzigingsverzoek op?

Denk niet te licht over het opstellen van een compleet wijzigingsverzoek. Uit ervaring kan ik je zeggen dat het indienen van een succesvol wijzigingsverzoek met alle juiste documenten nauw komt en een doordachte aanpak vereist. Wil je op voorhand goed geïnformeerd zijn over hoe je juist omgaat met jouw projectwijziging en hoe je een waterdicht wijzigingsverzoek opstelt? Neem dan vrijblijvend contact met me op.

Sandra Oldenburg
Consultant & Compliance Officer

mail: sandra@innovencio.nl
Telefoonnummer: 06 48 55 36 12