Waarom is het slim nu al je WBSO-administratie op orde te hebben?

Eind maart zat de Mededeling over 2025 erop. Hoe ging dit voor jou? Was het een koud kunstje: een simpele optelsom van je goed bijgehouden administratie of ervaarde je het meer als een jaarlijks terugkerend hoofdpijndossier? Was het voor jou een hele klus dan is de belangrijke vraag; hoe ga je dit voorkomen én waarom moet je jouw WBSO-administratie nu al op orde hebben?

Verplichting vanuit RVO

De eerste en belangrijkste reden is dat een correcte administratie, van uren, kosten/uitgaven en je inhoudelijke projectvordering, een verplichting is vanuit RVO. Sterker nog: in de handleiding WBSO 2026 lees je terug dat je urenadministratie steeds binnen 10 werkdagen bijgewerkt moet zijn. Wanneer RVO een tussentijdse controle uitvoert en je administratie niet op orde aantreft, dan kunnen zij de toegekende korting verlagen. Dat wil je uiteraard voorkomen.

Voor de administratie van je kosten en uitgaven geldt een ruimere marge: deze moet ten tijde van de mededeling compleet en kloppend zijn.

Je inhoudelijke projectadministratie moet je uiterlijk binnen twee maanden na afloop van elk kalenderkwartaal bijwerken.

Zicht op je recht op korting

De beschikking van je WBSO is gebaseerd op een schatting voor het hele kalenderjaar. Houd jij je administratie gedurende het jaar netjes bij, merk je ook snel of de realisatie sneller, of juist trager, verloopt dan gepland.

Handig, want dan kun je het nuttigen van je korting hierop aanpassen. Zo kom je bij de Mededeling, na afloop van het kalenderjaar, niet voor verrassingen te staan.

TIP: Merk je dat je juist minder uren realiseert dan aangevraagd? Nuttig dan nog niet je volledige korting. Bij de Mededeling over 2026 kun je altijd nog een laatste correctie uitvoeren.

Tijdig een nieuwe aanvraag doen

Het voordeel van een goede administratie bijhouden, is dat je direct ziet wanneer je de grens van de toegekende uren nadert.
Realiseer je méér uren (of kosten/uitgaven) dan je hebt aangevraagd? Wellicht door de aanname van nieuw personeel of het starten van nieuwe projecten gedurende het jaar. Dan kun je een nieuwe aanvraag doen. Zo voorkom je overrealisatie (meer uren, maar niet meer korting) aan het eind van het jaar.

TIP: Let goed op je maximale afdracht. Zorg dat je niet meer (korting) aanvraagt dan je aan loonheffing betaalt.

En mijn intermediair dan?

Je intermediair stelt samen met jou je WBSO aanvraag op en dient deze voor je in. De intermediair heeft echter geen zicht op jouw administratie. Hiervoor ben je zelf verantwoordelijk.

TIP: Neem altijd de Handleiding WBSO van RVO goed door. Hierin vind je alle eisen waaraan jouw administratie moet voldoen.

Als intermediair adviseren wij je altijd in en rondom jouw WBSO-aanvraag. Ook staan we voor je klaar als je een nieuwe aanvraag wilt doen. Daarnaast regelen wij voor jou de jaarlijkse Mededeling. En dat is dus – als je je administratie goed bijhoudt – een koud kunstje.

Wil je meer informatie over de WBSO? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend subsidiegesprek.